檔案掃描工作的前期處理

檔案部門所存儲(chǔ)的檔案一般都是采用“三點(diǎn)一線”的方式縫制后裝在案卷盒內(nèi)的。為加快檔案掃描速度,以及確保掃描質(zhì)量,一般將縫制好的檔案拆開(kāi),以便于能用高速掃描儀進(jìn)行掃描。

在拆線的過(guò)程中,應(yīng)該謹(jǐn)防刀具劃傷檔案以及其他因素對(duì)檔案產(chǎn)生的損傷。對(duì)于拆線的速度,應(yīng)該與掃描速度相配合,一般拆完一卷掃描一卷,這樣可以防止由于拆好的檔案大量的堆積而造成檔案混雜或丟失;亦可以兩個(gè)人為一個(gè)小組,進(jìn)行分工協(xié)作,一個(gè)人負(fù)責(zé)拆,一個(gè)人負(fù)責(zé)掃描。

同時(shí),在前期處理中,還應(yīng)該對(duì)先前檔案整理的規(guī)范性進(jìn)行檢查,如文件名與目錄是否對(duì)應(yīng)、檔號(hào)章填寫是否正確、件內(nèi)頁(yè)數(shù)標(biāo)注是否有誤等,由于歸檔工作的不認(rèn)真,在工作中上述錯(cuò)誤現(xiàn)象極為普遍。