紙字版檔案掃描流程
檔案掃描的目的是將紙質檔案用數(shù)據(jù)化處理的方式儲存起來，這樣可以更好地存儲檔案，同時也能夠更方便的調用，下面介紹一下紙字版檔案掃描流程。
(1)檔案資料排序 按照局里要求，對每個檔案類別分別資料排序。剔除多余及無用資料。
(2)檔案原件敲頁碼 對每卷檔案有效紙質進行3位數(shù)打碼編頁號。
(3)確定掃描范圍掃描采用平板作業(yè)，全彩色掃描。大圖紙單獨掃描處理。
(4)掃描方式
①根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規(guī)格的掃描儀或專業(yè)掃描儀進行掃描、A3及以下頁面采用A3快速平板掃描儀，任何檔案幅面的大小都不允許采用高拍儀。
②紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，采用平板掃描或無邊距平板掃描儀方式;選擇相應的掃描設備時必須保證檔案不受損。
(5) 掃描格式在數(shù)字化之后文件存儲上我們將在充分比較其他存儲格式的情況下積極考慮帶索引的PDF存儲方式。
(6) 色彩模式
①掃描后的影像文件以掃描后的圖像清晰、完整，檔案內容信息與檔案原件一致為準。
②為了滿足檔案局的登記備份要求，掃描全部采用彩色掃描。
(7) 掃描分辨率
①掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。
②彩色掃描分辨率采用300dpi或以上，特別的紙張加大分辨率掃描，確保影像清晰度。
③掃描文檔保持原檔方向，保證掃描的比例尺為1：1
(8) 圖像修正
①圖像畫幅數(shù)要與掃描交接單上保持一致，準確無誤。
②每個畫幅的前后順序要與原紙質檔案順序保持一致，不一致時應及時進行調整。
③要保證畫幅上的圖像、文字完整，清晰可讀，由于操作不當引起的掃描后圖像文件不完整或無法清晰識別時應重新掃描。
④對不同紙質檔案設置能達到最好效果的參數(shù)，盡可能使圖像能清晰識別。
⑤對每個畫幅進行糾偏處理，使其左右歪斜偏差小于2度。
⑥對橫向排放的頁面進行左右旋轉90或270度處理，以符合閱讀習慣。對于除文字內容外，紙張邊界內有個別較大的黑點、黑線條、黑框、黑邊時進行去黑處理。
(9) 文件命名庫藏紙質檔案的每一文件都有一個與之相對應的唯一檔號，該檔號也是每份文件圖像的文件名，應按《文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式與著錄細則》(DB35/T161-2002)中有關檔號結構標準，建立每份文件的目錄數(shù)據(jù)和文件名。命名標準其組成格式簡單表述為：全宗號(3位);目錄號(3位);案卷號(4位);文件起始頁號(3位)。檔號組成內容為：全宗號-目錄號-案卷號每份檔案文件目錄數(shù)據(jù)與其圖像文件名必須建立一一對應關系，實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)與圖像文件的對接。每一卷JPG文件的檔案索引內容與紙質檔案卷內目錄一致。
(10) 圖像存儲對不同數(shù)字化模式下的文件分別選擇適合的存儲格式，存儲時壓縮率的選擇應以在保證掃描圖像清晰可讀的前提下，盡量減少存儲容量為準則。提供網絡查詢的掃描圖像也可以存儲為CEB、PDF或者其他格式。
(11) 圖片文件及目錄及屬性數(shù)據(jù)關聯(lián)根據(jù)文件的檔號將目錄數(shù)據(jù)與圖像文件進行對接，通過參看原文內容，看文件內容是否與數(shù)據(jù)所著錄的內容一致，圖像文件與目錄數(shù)據(jù)對接要做到準確無誤。目錄數(shù)據(jù)著錄內容與原件有偏差時，應以原件內容為準。根據(jù)檔案著錄基礎字段，保證檔案系統(tǒng)能夠使用基礎字段查詢，保證基礎字段著錄找準確，通過基礎字段能夠實現(xiàn)掛接。
(12) 數(shù)據(jù)抽檢校對以抽檢的方式檢查已經完成數(shù)字化轉換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件以及數(shù)據(jù)掛接的總體質量。一個全宗的檔案，數(shù)據(jù)驗收時抽檢比率不得低于10%，數(shù)字化轉換質量抽檢的合格率達到99%(≥99%)予以驗收通過，合格率=抽檢合格的文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)*100%。
(13) 數(shù)據(jù)建庫及數(shù)據(jù)備份檔案掃描工程經檢查驗收合格后，應及時建立數(shù)字檔案庫，并及時進行備份，可通過數(shù)據(jù)庫備份、異地存儲備份和刻錄光盤等方式實現(xiàn)?？啼浌獗P時應注意圖像信息的完整，刻錄完成后要進行質量檢查。質量檢查的內容有圖像文件能否打開，文件數(shù)是否準確，防止刻錄失敗。合格的光盤用只讀光盤復制兩份，異地保存。
(14) 檔案還原檔案掃描工程結束后，需要將拆開的檔案重新裝釘，在重新裝訂檔案的時候要注意保護好檔案的實體不受損害，同時還必須注意案卷內文件的數(shù)量及排列保持原貌，做到安全且無遺漏。
(15) 檔案成果提交成品數(shù)據(jù)經驗收合格后，需通過光盤和硬盤提交數(shù)據(jù)成果，并按照規(guī)定的存儲格式進行存儲。